De onderstaande vergoedinsgmogelijkheden gelden voor vrijwilligers. Het is raadzaam te checken of u voor de belastingdienst als vrijwilliger beschouwd wordt.
Handboek loonheffing
In het handboek loonheffing is vastgelegd welke onkosten- en/of reiskostenvergoeding vrijwilligers belastingvrij mogen ontvangen. Als de maximale normbedragen worden overschreden en niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven, is men over het gehele ontvangen bedrag belasting verschuldigd.
Wie is vrijwilliger?
U bent vrijwilliger als u aan de volgende 4 voorwaarden voldoet:
- U verricht werkzaamheden voor:
- een organisatie die niet is onderworpen aan vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld
- een sportvereniging of sportstichting
- een ANBI
- U bent niet in dienst bij de organisatie, sportvereniging of sportstichting.
- U doet de werkzaamheden niet voor uw beroep.
- De vergoeding die u voor het werk krijgt, is een vrijwilligersvergoeding. Dat wil zeggen dat de vergoeding zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk.
Meer informatie is te vinden bij de belastingdienst via deze link.
Mogelijkheden voor vergoedingen
Vrijwilligersorganisaties mogen zelf beslissen of zij een onkosten- en/ of reiskostenvergoeding geven. Veel organisaties hanteren echter het principe dat vrijwilligers zelf geen kosten hoeven te maken om vrijwilligerswerk te kunnen doen. Vrijwilligersorganisaties kunnen deze kosten op twee manieren vergoeden, namelijk op basis van:
1.werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten
2.een vast bedrag voor kosten die niet aangetoond hoeven te worden, de zogenaamde forfaitaire vergoeding
Vrijwilligersvergoeding: Werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten
Als de organisatie besluit vrijwilligers een vergoeding te bieden op basis van werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten dan geldt er geen limiet aan de vergoeding. Alle gemaakte en aangetoonde kosten die met het vrijwilligerswerk te maken hebben, kunnen worden vergoed. Over deze vergoeding is men geen belasting verschuldigd. Dit betekent echter wel dat alle kosten aantoonbaar moeten zijn door middel van bewijsstukken, bonnetjes en declaraties. Bij kosten kunt u denken aan reiskosten maar ook aan andere kosten zoals papier, inktpatronen en postzegels.
Vrijwilligersvergoeding: Vast bedrag
Om de administratieve lasten te beperken en rompslomp met bijvoorbeeld bonnetjes te voorkomen, kunnen organisaties er ook voor kiezen om vrijwilligers een vast bedrag te geven als tegemoetkoming in de kosten. Voor deze vorm van vergoeding heeft de Belastingdienst een maximum vastgesteld van € 190,- per maand tot € 1900,- per jaar. Met deze vaste vrijwilligersvergoeding hoeven vrijwilligers niet te bewijzen dat er kosten zijn gemaakt. Daarbij gelden de volgende aanvullende regels:
•Voor vrijwilligers van 21 jaar en ouder is de vergoeding per uur maximaal € 5,00 (met een maximum van €190,- per maand en € 1900,- per jaar)
•Voor vrijwilligers onder de 21 jaar is de vergoeding per uur maximaal € 2,75 (met een maximum van €190,- per maand en € 1900,- per jaar).
Als uw vrijwilligers de maximale normbedragen niet overschrijden, hoeft u de vergoedingen niet aan de belastingdienst door te geven en hoeft u geen loonheffing in te houden en af te dragen. Ook hoeft u geen urenadministratie bij te houden.
Let op! Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoedingen, dus ook bijvoorbeeld voor reiskostenvergoeding of verstrekte sportkleding.
Let op! Als de vergoeding van de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten boven de maximum normbedragen uitkomen, dient de vrijwilliger zelf de vergoeding op te geven aan de belastingdienst. Deze vergoeding is echter alleen belast als niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven.
Reiskostenvergoeding
Voor de reiskostenvergoeding geldt dat zowel de kosten voor het openbaar vervoer als de kosten voor het gebruik van eigen auto kunnen worden vergoed. Als de vrijwilliger met het openbaar vervoer reist, is de onderbouwing redelijk eenvoudig. De kaartjes voor trein, bus, tram en taxi gelden als legitieme onderbouwing. Bij gebruik van de eigen auto ligt dit wat complexer want vrijwilligers kunnen de werkelijke kosten van een auto per kilometer vergoed krijgen. De belastingvrije kilometervergoeding zoals deze voor werknemers is vastgesteld (€ 0,19) is niet van toepassing op vrijwilligers. Ook bestaat er voor vrijwilligers geen grens voor een minimum aan kilometers waarvoor vergoeding mogelijk is.
Tip! De ANWB heeft staatjes waarin voor bijna elk autotype aangegeven wordt wat de gebruikskosten zijn. Hoewel dit niet de daadwerkelijke kosten zijn, geven ze wel een goede indicatie daarvan. Als zodanig zijn ze dus wel bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding.
Let op! Vrijwilligers kunnen geen aanspraak maken op een kilometervergoeding wanneer zij hun kilometers lopend of per fiets afleggen.
Aangifte belastingdienst
Let op! Als een vergoeding meer bedraagt dan de maximale normbedragen, zou in beginsel van geval tot geval moeten worden beoordeeld of de vrijwilliger al dan niet in dienstbetrekking werkzaam is. De belastingdienst heeft echter bepaald dat de arbeidsverhouding met de vrijwilliger niet als dienst-betrekking wordt beschouwd als men aan de voorwaarde voldoet dat de verstrekte vergoeding jaarlijks middels het IB47 formulier wordt doorgeven. Een reden temeer om het IB47 formulier in te vullen.
Tip! Geef in het begin van het jaar alle vrijwilligers een overzicht met daarop het bedrag ‘verdiend in het afgelopen kalenderjaar’ dat aan de belastingdienst zal worden opgegeven en vraag hen binnen 14 dagen kenbaar te maken of de voorgenomen opgave klopt. Bij geen bericht geeft de organisatie daadwerkelijk het bedrag aan de belastingdienst door en weet ook de vrijwilliger welke vergoeding hij eventueel aan moet geven.
Let op! Als een vergoeding meer bedraagt dan de maximale normbedragen, zou in beginsel van geval tot geval moeten worden beoordeeld of de vrijwilliger al dan niet in dienstbetrekking werkzaam is. De belastingdienst heeft echter bepaald dat de arbeidsverhouding met de vrijwilliger niet als dienstbetrekking wordt beschouwd als men aan de voorwaarde voldoet dat de verstrekte vergoeding jaarlijks middels het IB47 formulier wordt doorgeven. Een reden temeer om het IB47 formulier in te vullen.
Specifieke regels voor bijstandsgerechtigden
Krijgt u een bijstandsuitkering en daarnaast een vergoeding voor vrijwilligerswerk? Dan verandert de hoogte van uw uitkering niet als de vrijwilligersvergoeding niet hoger is dan € 190 euro per maand en € 1.900 per jaar.
Specifieke regels voor amateursgezelschappen
Op leden van amateursgezelschappen zoals fanfares, harmonieën, carnavals- of toneelverenigingen, is in principe de artiestenregeling van toepassing. In sommige gevallen geldt echter ook de vrijwilligersregeling en hoeft men geen aangifte loonheffingen of inkomstenbelasting te doen. De vrijwilligersregeling is echter alleen van toepassing als:
•het amateursgezelschap niet onder de vennootschapsbelasting valt.
•het amateursgezelschap of de leider ervan een inhoudingsplichtigenverklaring heeft.
•de leden van het gezelschap vanwege hun werkzaamheden als vrijwilligers kunnen worden beschouwd.
•de maximale normbedragen van € 190 per maand en € 1.900 per jaar niet worden overschreden.
Let op! Als leden van het gezelschap een hogere vergoeding ontvangen dan de maximale normbedragen moet de verstrekte vergoeding middels het IB47 formulier worden doorgeven. Doet men dit niet dan is men over de totaal genoten gage loonbelasting verschuldigd (tenzij men onder kleine vergoedingsregeling valt).
Vacatiegelden
Bestuurders van een organisatie mogen net als alle andere vrijwilligers hun onkosten voor het vrijwilligerswerk vergoed krijgen. Daarnaast is het mogelijk dat bestuurders vacatiegeld ontvangen. Dat is een vergoeding die bestuursleden ontvangen voor de vervulling van hun functie. Denk hierbij aan het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen.
Voor de hoogte van het vacatiegeld bestaat een wettelijke regeling: Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies (externe link). In deze regeling kan gekozen worden voor vergoeding per vergadering óf voor een vaste vergoeding.
Vergoeding per vergadering
De vergoeding per vergadering mag niet meer zijn dan 3% van het maximum van salarisschaal 18 van Bijlage B bij het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren. Dat komt neer op €256,- per vergadering (niveau 2015). De voorzitter mag 130% ontvangen ten opzichte van de andere leden van het bestuur wat neer komt op €333,- per vergadering (niveau 2015).
Vaste vergoeding
De vaste vergoeding mag niet meer zijn dan het aantal daadwerkelijk gewerkte uren (arbeidsduur) voor het maximum van salarisschaal 18 van Bijlage B bij het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren.
ANBI’s
Een belangrijke voorwaarden voor een ANBI is dat de beloning voor bestuurders beperkt is tot een onkostenvergoeding en minimale vacatiegelden. Bestuurders van een ANBI kunnen niet meer ontvangen dan de maximale bedragen voor vacatiegelden.